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Informations importantes relatives au Règlement général européen sur la protection des données à l’attention de nos clients

Madame, Monsieur,

La protection des données nous tient à cœur. Il s’agit d’un sujet que nous prenons très au sérieux. Nous misons sur une coopération avec vous fondée sur la confiance et veillons tout particulièrement à un traitement responsable des données à caractère personnel vous concernant.

Au moyen de ces remarques sur la protection des données, nous vous fournissons des informations, conformément aux dispositions du Règlement général sur la protection des données (RGPD), sur le traitement des données à caractère personnel vous concernant par le Groupe Sartorius et sur les droits qui vous reviennent.

Meilleures salutations

Sartorius AG


1. Qui est responsable du traitement des données et à qui pouvez-vous vous adresser ?

Responsable:

Sartorius AG
Otto Brenner Straße 20
37079 Göttingen / Allemagne
Téléphone : +49 (0)551 308 – 0
E-mail : info@sartorius.com

Vous pouvez joindre notre délégué à la protection des données à l’adresse suivante :

Sartorius Corporate Administration GmbH
Délégué à la protection des données
Otto Brenner Straße 20
37079 Göttingen / Allemagne
Téléphone : +49 (0)551 308 – 0
E-mail : datenschutz@sartorius.com    dataprotection@sartorius.com


2. Quelles sources et données utilisons-nous ?

Nous traitons les données à caractère personnel que vous nous fournissez dans le cadre de notre relation commerciale. Ces données nous sont transmises directement par vos soins, p. ex. dans le cadre d’appels d’offre, de commandes, d’abonnements de revues ou de newsletter ou par le biais de contacts personnels avec nos collaborateurs. Dans la mesure où cela est nécessaire pour la fourniture de notre prestation de service, nous traitons aussi les données à caractère personnel vous concernant que nous acquérons de manière licite de sources publiques (telles que les registres du commerce ou des associations, la presse, internet) ou qui nous communiquées de façon légitime par d’autres entreprises du Groupe Sartorius (cf. Annexe 1).

Concrètement, nous traitons, entre autres, les données suivantes :

  • données de base pour la prise de contact (p. ex. nom, adresse, coordonnées)
  • données relatives aux commandes (p. ex. dans le cadre de procédures de commande)
  • données de documentation (p. ex. notes prises pendant les entretiens, procès-verbaux de visites)
  • données destinées à la préparation et à l’exécution de nos relations commerciales
  • correspondance
  • données publicitaires et commerciales (p. ex. sur les produits susceptibles de vous intéresser)

3. À quelles fins et sur quelle base juridique traitons-nous vos données ?

Nous traitons les données à caractère personnel vous concernant dans le respect des dispositions du Règlement général européen sur la protection des données (RGPD) et de la loi allemande sur la protection des données (BDSG). Nous vous précisons ci-après la base juridique sur laquelle nous traitons vos données.


3.1 Pour l’exécution d’obligations contractuelles (art. 6, al. 1, let. b, RGPD)

Le traitement des données est effectué pour exécuter un contrat auquel vous êtes partie ou pour exécuter des mesures précontractuelles prises à votre demande. Les finalités du traitement des données se basent sur la relation commerciale concrète ou sur le mandat concret que vous attribuez.


3.2 Aux fins des intérêts légitimes (art. 6, al. 1, let. f, RGPD)

Si nécessaire, nous traitons les données vous concernant au-delà de l’exécution proprement dite du contrat aux fins des intérêts légitimes poursuivis par nous-mêmes ou par des tiers. Ce traitement additionnel peut avoir lieu aux fins suivantes :

  • gestion générale des affaires
  • contrôle, optimisation et perfectionnement de produits et de prestations de service
  • analyse des besoins liés à l’utilisation de nos produits, prestations de service et sites internet pour le marketing direct
  • publicité, études de marché et sondages d’opinion, à moins que vous ne vous soyez opposé à ces utilisations
  • droit à des prétentions légales et défense en cas de litiges juridiques
  • garantie de la sécurité informatique et du bon fonctionnement des systèmes informatiques du Groupe
  • prévention et recherche de délits
  • transfert de données au sein du Groupe Sartorius, si ceci est nécessaire au déroulement de la relation d’affaires

L’intérêt que nous portons au traitement respectif des données résulte des finalités concernées et est aussi de nature économique (exécution efficace des tâches, ventes, prévention de risques juridiques). Si l’objectif concret l’autorise, nous traitons vos données de manière pseudonymisée ou anonymisée.


3.3 En raison de votre consentement (art. 6, al. 1, let. a, RGPD)

Si vous avez consenti au traitement par Sartorius de vos données à caractère personnel pour une ou plusieurs finalités spécifiques, ce consentement constitue la base juridique dudit traitement.
Ceci s’applique notamment aux cas suivants :

  • publicité par e-mail et/ou téléphone, ainsi que développement et diffusion de publicité ciblée selon vos centres d’intérêt
  • envoi d’échantillons, de produits et d’informations
  • inscription à des programmes ou offres
  • fournitures d’autres prestations de service que nous vous avons proposées
  • enquêtes sur nos sites internet
  • communication de données au sein du Groupe Sartorius
  • transfert de données à des tiers

Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment. Ce droit s’applique également aux déclarations de consentement que vous nous avez adressées avant l’entrée en vigueur du RGPD, soit avant le 25 mai 2018. Le retrait du consentement s’applique exclusivement aux traitements futurs.


3.4 Pour le respect d’obligations légales (art. 6, al. 1, let. c, RGPD)

Nous sommes soumis au respect de diverses obligations légales, p. ex. en vertu de la loi allemande sur les produits à usage médical, du code du commerce (Gewerbeordnung), du droit commercial. Le traitement des données peut avoir les finalités suivantes :

  • respect de nos Conditions générales
  • gestion de nos affaires
  • respect des obligations légales de conservation ou de documentation

4. À qui vos données sont-elles transmises ?

Vos données sont transférées au sein du Groupe Sartorius lorsque ce transfert est nécessaire à l’accomplissement de nos obligations contractuelles et légales ou que l’organisation interne requiert un tel transfert (p. ex. comptabilité financière centrale, ventes et marketing, logistique). Nous avons pris, au sein du Groupe, des mesures adéquates, conformes aux dispositions légales, pour protéger les données à caractère personnel vous concernant.

Les données à caractère personnel vous concernant ne seront pas transmises à des tiers (n’appartenant pas au Groupe Sartorius), à moins que vous ne nous ayez donné votre consentement exprès à une telle communication ou qu’une telle communication repose sur une base juridique existante. Une obligation légale peut exister en premier lieu vis-à-vis des destinataires suivants :

  • services publics, autorités et organes de contrôle (p. ex. autorités fiscales)
  • autorités de juridiction / autorités répressives (p. ex. police, parquets, tribunaux)
  • avocats et notaires (p. ex. procédures d’insolvabilité)
  • experts-comptables

Nous faisons en outre appel à divers prestataires de service (sous traitants selon l’art. 28 RGPD) que nous obligeons, au moyen de contrats, à respecter les exigences du RGPD. Nous contrôlons également ce respect. Ces sous-traitants sont par exemple des entreprises opérant dans les domaines de l’informatique, de l’impression, de la télécommunication, de l’encaissement, du conseil, de la vente ou du marketing. Les sous-traitants ne sont habilités à traiter des données à caractère personnel que conformément à nos consignes et aux fins prévues.

Cette règle ne s’applique pas au transfert de données à des prestataires de service tels que des opérateurs de logistique de colis ou des transporteurs lorsque la communication de ces données est nécessaire pour la gestion des commandes et la livraison des marchandises. Les opérateurs de logistique reçoivent les données nécessaires pour effectuer leurs livraisons et doivent utiliser ces données de manière responsable. Nous leur communiquons uniquement les données requises pour la livraison des colis.

 

5. Transférons-nous des données à destination d’États tiers et d’organisations internationales ?

Nous transférons vos données à destination d’États en dehors de l’Espace économique européen (États tiers) uniquement dans les cas suivants :

  • ceci est nécessaire pour accomplir leurs missions,
  • ceci est prescrit par la loi, ou
  • nous disposons de votre consentement à cet effet.

Lorsque nous transférons vos données vers un État tiers ou à une organisation internationale, nous le faisons toujours en conformité avec les prescriptions du RGPD. En outre, nous appliquons lors de ce transfert le principe d’économicité des données (données minimales nécessaires).

Nous avons parfois recours à des prestataires dont le siège, la maison mère ou le sous-traitant est implanté dans un États tiers. Nous ne transférons vos données que si la Commission européenne a constaté par voie de décision qu’un État tiers assure un niveau de protection adéquat (art. 45 RGPD), que des garanties appropriées peuvent être fournies (p. ex. clauses types de protection des données adoptées par la Commission européenne) et que vous, en tant que personne concernée, bénéficiez de droits opposables et pouvez introduire effectivement des recours. Nous avons conclu avec les sous-traitants des contrats les engageant à respecter le Règlement général européen sur la protection des données et ses dispositions.


6. Pendant quelle durée vos données sont-elles enregistrées ?

Si nécessaire, nous traitons les données à caractère personnel vous concernant pendant la durée de la relation commerciale. Cette durée couvre la préparation et l’exécution de cette relation, mais aussi la conservation des données conformément aux prescriptions légales en la matière.

Les données seront effacées dès qu’elles ne seront plus nécessaires au respect d’obligations contractuelles ou légales, à moins que des obligations légales du responsable ne s’opposent à un tel effacement. Ceci peut être le cas aux fins suivantes :

  • Respect d’obligations de conservation relevant du droit commercial et fiscal, p. ex. en vertu du code du commerce allemand (HGB), du code fiscal allemand (AO), de la loi allemande sur le blanchiment d’argent (GwG). Les délais de conservation et de documentation stipulés dans ces textes sont de deux à dix ans.
  • Collecte de preuves dans le cadre des règles de prescription légales. Conformément aux art. 195 ss. du code civil allemand (BGB), ces délais de prescription peuvent atteindre 30 ans, le délai de prescription ordinaire étant toutefois de trois ans.
 

7. Êtes-vous obligé de nous communiquer des données ?

Dans le cadre de notre relation commerciale, vous devez fournir les données à caractère personnel qui sont nécessaires à l’établissement et à l’exécution de la relation concernée ainsi qu’au respect des obligations contractuelles en résultant, ou que nous sommes tenus de collecter en vertu des dispositions légales. Sans ces données, nous ne serons généralement pas en mesure d’établir une relation commerciale avec vous et d’accomplir les obligations découlant de cette relation.


8. Utilisons-nous des décisions individuelles automatisées avec profilage ?

Nous n’utilisons pas de décisions individuelles automatisées avec profilage.


9. De quels droits disposez-vous en termes de protection des données ?

Conformément à l’art. 15 RGPD, vous pouvez exiger l’accès aux données à caractère personnel que nous traitons. Si vos données ne sont pas (ou plus) correctes, vous pouvez en exiger une rectification (art. 16 RGPD) ; si elles sont incomplètes, vous pouvez demander qu’elles soient complétées. Si nous avons transféré vos données à des tiers, nous informerons ces tiers de la correction apportée, dans la mesure où ceci est prescrit par la loi.

Conformément à l’art. 17 RGPD, vous pouvez exiger l’effacement de vos données à caractère personnel dans les cas suivants :

  • les données à caractère personnel vous concernant ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées
  • vous retirez votre consentement et il n’existe pas d’autre fondement juridique
  • vous vous opposez au traitement et il n’existe pas de motif légitime et impérieux pour le traitement
  • les données à caractère personnel vous concernant ont fait l’objet d’un traitement illicite
  • les données à caractère personnel vous concernant doivent être effacées pour respecter des obligations légales

Nous vous prions de noter que les obligations légales du responsable peuvent nous empêcher d’effacer vos données, ou nous forcer à ne pas les effacer définitivement ou à les effacer seulement à l’expiration d’un certain délai.

Vous disposez de surcroît d’un droit à la limitation du traitement conformément à l’art. 18 RGPD, d’un droit d’opposition conformément à l’art. 21 RGPD et d’un droit à la portabilité des données conformément à l’art. 20 RGPD. Concernant le droit d’accès et le droit d’effacement, les restrictions prévues par les art. 34 et 35 de la loi allemande sur la protection des données (BDSG) sont applicables. Vous disposez en outre d’un droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle compétente (art. 77 RGPD en relation avec art. 19 BDSG).

 

10. Information relative à votre droit d’opposition conformément à l’art. 21 RGPD

Droit d’opposition individuel
Vous êtes en droit, pour des motifs résultant de votre situation particulière, de vous opposer à tout moment au traitement des données à caractère personnel vous concernant qui est opéré sur la base de l’art. 6, al. 1, let. f, RGPD (traitement des données aux fins des intérêts légitimes) ; ce droit peut aussi être appliqué à un profilage fondé sur cette règle au sens de l’art. 4, al. 4, RGPD. En cas d’opposition de votre part, nous ne traiterons plus les données à caractère personnel vous concernant, sauf si nous pouvons démontrer qu’il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

Droit d’opposition à un traitement de données à des fins de prospection
Nous pouvons aussi utiliser vos données à des fins de prospection, dans le cadre des dispositions légales. Vous êtes en droit de vous opposer à tout moment au traitement des données à caractère personnel vous concernant à des fins de prospection ; ceci s’applique aussi au profilage si ce dernier se rapporte à une telle prospection. En cas d’opposition de votre part au traitement de vos données à des fins de prospection, nous ne traiterons plus les données à caractère personnel vous concernant à cette fin. Aucune contrainte de forme n’est définie pour cette opposition. Vous trouverez nos coordonnées au point 1 de ce document.